Rabu, 21 Desember 2011

makalah sekretaris

LAPORAN PERMASALAHAN



PERAN SEKRETARIS BAGI PERUSAHAAN
 DI ERA GLOBALISASI







DISUSUN OLEH:
RISZA JULIYANTO PRASETIYO
1182.7.0226
 PEMBIMBING:
LUSI NURMAWATI,S.AP


MAGISTRA UTAMA
PROGRAM KEHLIAN ADMINISTRASI
TAHUN AJARAN 2011/2012


BAB I

PENDAHULUAN



A.LATAR BELAKANG

Alasan saya memilih tema ini dikarenakan , menurut saya peran sekretaris bagi sebuah perusahaan memanglah sangat penting . Seorang sekretaris bahkan menjadi simbol sebuah perusahaan tempat ia bekerja , maka dari itu seorang sekretaris haruslah memiliki keunggulan , keuletan dalam bekerja serta etike-etika atau kepribadian perusahaan yang baik.

 Apalagi dalam era global saat ini, dimana peran seorang sekretaris dituntut untuk menjadi partners, personal assistant, administrative assistant bagi pimpinan/eksekutif/direktur dalam melaksanakan perencanaannya sehari-hari.

Dalam hal ini, sebenarnya sekretarislah yang mengelola semua pekerjaan atasannya dengan baik. Tanpa adanya seorang sekretaris, pimpinan/eksekutif/direktur tidak dapat menjalankan peran mereka dengan baik.

Oleh sebab itu, saya mengambil tema ini untuk mengetahui  bagaimana etika-etika yang baik yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris handal sebagai simbol dari sebuaah perusahaan serta dalam era global seperti saat ini.



B.RUANG LINGKUP

Pada era global sekarang ini, tidak ada batas lagi antar negara, seolah-olah semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi. Menghadapi situasi seperti ini, negara-negara brkembang termasuk Indonesia akan berhadapan secara langsung dengan negara-negara maju yang memang unggul dalam berbagai aspek seperti aspek sumber daya manusia, aspek modal dan aspek teknologi.
 Kondisi yang demikian membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa serketaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga serketaris yang didatangkan dari luar negeri seperti singapura dan malaysia.
Untuk itulah sekretaris perlu mengambangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinan.







C.MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud serta tujuan saya mengambil tema ini dimaksudkan untuk memberikan informasi, inspirasi dan motivasi kepada para sekretaris dalam era perubahan dunia bisnis sekarang ini agar dapat bekerja lebih efektif dan berkontribusi lebih untuk perusahaan.

Serta sebagai  bahan pembelajaran mengenai kemampuan serta skill seorang sekretaris dalam era globalisasi seperti saat ini. Sehingga kita dapat mengetahui peranan sekretaris yang begitu penting bagi sebuah perusahaan tempat ia bekerja.

Begitu juga mengingat peran seorang sekretaris sebagai pembantu pimpinan dalam pelaksanaan tugas dan wewenangnya maka harus memiliki keterampilan dan pengetahuan tentang kesekretarisan sehingga menunjang kegiatan manajerial seorang pimpinan atau kegiatan operasional sebuah perusahaan.



D.POLA PIKIR/METODE

Metode atau cara yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris agar mampu membantu seorang pimpinan dengan baik adalah dengan selalu mengembangkan kemampuan diri sehingga mampu dan berkualitas tinggi dalam pengabdiannya terhadap suatu perusahaan.

Maka dari itu sebaiknya seorang sekretris sebaiknya melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan, diantaranya yaitu :

1. Keterampilan berkomunikasi
2. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi
3. Mampu berpikir, mengidentifikasi maslah dan mencari solusinya
4. Mampu bekerja sama dalam kelompok
5. Memiliki Human Relation skills
6. Mempunyai komitmen pada tugas
7. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri

Mengingat perannya sebagai sumber informasi, penjaga rahasia perusahaan, penyalur informasi dan komunikasi, penyumbang ide-ide, dan faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.













BAB II

KEADAAN DAN PERMASALAHAN



A.KEADAAN

Era sekarang yang ditandai dengan kemajuan teknologi dan era globalisasi, menuntut peran sekretaris yang lebih besar daripada sebelumnya. Kalau dulu sekretaris lebih banyak dilibatkan dalam hal agenda surat menyurat, mengetik surat, atau menerima telepon dan menelpon, saat ini sekretaris bukan saja dituntut untuk trampil dalam bidang tersebut, namun harus trampil melakukan segala macam tugas karena dia mewakili seorang boss perusahaan.

Memang masih cukup banyak terdengar hal-hal negatif yang berkaitan dengan tugas seorang sekretaris, tapi ketahuilah image seorang sekretaris saat ini sudah jauh berubah, bahkan seorang sekretaris dibayar lebih tinggi dibandingkan dengan karyawan biasa.

 Mengapa bisa begitu ? Karena peran sekretaris saat ini jauh lebih besar dari peran sekretaris di masa sebelumnya, bukan lagi dianggap sebagai seorang ‘pelayan’ semata, namun perannya sudah sedemikian besar dalam membantu pekerjaan si boss,nsebagai tangan kanan si boss, sebagai PR, sebagai analis, sebagai garda depan, sebagai duta, sebagai informan, sebagai filter informasi, sebagai pengatur rumah tangga perusahaan, dan sebagai mediator dengan pihak luar dan karyawan.



B.PERMASALAHAN

Tugas sekretaris yang utama adalah membantu pimpnan. Oleh karena itu, seorang sekretaris memiliki peran yang sangat besar bagi sebuah perusahaan. Bahkan di era global seperti sekarang ini peran sekretaris jauh lebih besar dari sebelumnya.

Dengan keadaan yang sedemikian tersebut maka seorang sekretaris dituntut untuk lebih terampil, profesional dalam bekerja serta kemampuan berstandart internasional. Serta masih banyak syarat – syarat yang lain yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris dalam mengembangkan kemampuannya sehingga dapat menjadi tangan kanan sebuah perusahaan di era global seperti sekarang ini.












BAB III

ANALISIS DAN PEMECAHAN MASALAH



A.ANALISIS MASALAH

Mengingat peran seorang sekretaris yang begitu penting bagi sebuah perusahaan bahkan di era global yang teknologi semakin berkembang maka menuntut seorang sekretaris unuk lebih menambah wawasan mereka untuk lebih profesional dan terampil.

Maka seorang sekretars harus mengembangkan kemampuannya dalam mengimbangi kemajuan teknologi di era global saat ini. Metode – Metodenya antara lain :

1.      Penguasaan Teknologi
2.      Berpengetahuan luas
3.      Komunikasi
4.      Perfirma yang Baik
5.      Terampil Bahsa Asing
6.      Pelayanan
7.      Bisa dipercaya dan memiliki Kredibilitas yang Tinggi



B.PEMECAHAN MASALAH

Dengan mengimbangi era global seperti saat ini maka sekretaris harus memiliki ketrampilan khusus, diantaranya :

 >>  Penguasaan teknologi

Salah satunya adalah menguasai aplikasi teknologi termasuk di dalamnya a adalah media sosial. Kalau dulu surat menyurat dilakukan secara fisik, saat ini beberapa perusahaan sudah menggunakan surat menyurat elektronik (office management). Surat menyurat khususnya untuk internal tidak lagi dilakukan secara fisik tetapi sudah menggunakan perangkat ‘canggih’ ini. Surat yang diterima dari luar perusahaan di scan kemudian diteruskan dengan menggunakan office management tersebut secara digital. Demikian juga untuk komunikasi internal, penggunaan email sudah cukup dominan.

Bahkan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat bagi si boss, peranan teknologi ini sudah semakin besar peranannya. Program aplikasi ini misalnya MSOffice seperti MSWord, Excell, Powerpoint, atau program lain seperti Coreldraw, potoshop dan lain-lain.

Jadi seorang sekretaris harus melek teknologi karena harus dapat menggunakan teknologi yang mau tidak mau menjadi alat dalam melaksanakan tugas sehari-hari.


 >>  Berwawasan luas

Seorang sekretaris juga harus memiliki pengetahuan yang luas. Mengapa ? Seorang sekretaris bukanlah hanya sekedar ‘pesuruh’ seorang ‘bos’, tetapi seorang yang mampu memberikan masukan-masukan kepada si boss, alias sebagai advisor atau penasihat. Untuk itulah seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas tidak hanya menyangkut pekerjaanya, tetapi juga pengetahuan baik tentang organisasinya, maupun pengetahuan tentang kondisi di luar organisasinya.

 Pengetahuan tersebut akan bermanfaat untuk digunakan dalam mengelola data dan mengubahnya menjadi informasi yang bermanfaat bagi si bos. Jadi apa yang disampaikan kepada si bos, bukanlah data, tetapi berupa informasi. Beda ‘khan data dengan informasi ? Mereka juga dituntut untuk melakukan pekerjaan yang bersifat analisis.

 Dengan demikian, seorang sekretaris memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas.

 >>  Komunikasi

Seorang sekretaris juga harus mempunyai ketrampilan komunikasi. Selain sebagai informan bagi si bos, dia juga harus mampu menyampaikan informasi kepada pihak lain baik kepada karyawan maupun kepada pihak luar. Jadi sekretaris juga berfungsi sebagai mediator antara manajemen dan karyawan. Namun demikian, dalam penyampaikan informasi tersebut, seorang sekretaris tidak boleh asal menyebar informasi karena dia harus sanggup menyaring informasi mana yang boleh dan tidak boleh disampaikan kepada pihak lain. Ini berkaitan dengan tugas sekretaris sebagai filter atau penyaring informasi.

 >>  Performa yang baik

Sekretaris juga sering tampil mewakili boss dalam acara-acara tertentu. Dengan demikian seorang sekretaris juga menjadi cerminan wajah si boss. Baik buruknya seorang sekretaris menunjukkan performance si boss.

 >> Terampil berbahasa asing

Dalam era global ini, kemampuan berbahasa asing menjadi hal yang mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris, utamanya adalah bahasa inggris sebagai bahasa internasional. Apalagi perusahaan sering berhubungan dengan pihak asing, tak dapat dielakkan, kemampuan berbahasa asing adalah vital.

 >> Pelayan (Customer Service)

Bagaimana dengan penerimaan tamu ? Ini memang menjadi kewajiban yang dari dulu sudah menjadi kewajibannya. Dalam hal ini, seorang sekretatis adalah sebagai customer service - memberikan pelayanan kepada tamu perusahaan, misalnya membalas surat menyurat, menerima tamu langsung, menyiapkan meeting termasuk perlengkapannya.

Termasauk dalam hal ini adalah melayani si bos dalam menjadwal meeting dengan klien agar tidak bentrok, mengatur tiket perjalanan, mengurus siapa yang akan menjemput kalau perjalanan ke luar kota.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN – SARAN
                                                    


A.KESIMPULAN

Seorang sekretaris tidak hanya dituntut terampil dalam urusan agenda
 surat – menyurat, menulis surat, menerima telepon, mengatur jadwal seorang pimpinan tetapijuga dituntut untuk untuk terampil dalam melakukan berbagai hal sebab mereka mewakili seorang bos di sebuah perusahaan.

Di era global seperti iniseorang sekretarisjuga harus menguasai berbagai masam teknologi serta komunikasi yang beik terhadap suatu relasi / rekan kerja, karyawan atau bahkan masyarakat. Dan yang tidak kalah penting mengenai kemampuan dalam berbahasa asing seperti berbahasa inggris dengan aktif serta penguasaannya terhadap komputerisasai seperti Program aplikasi ini misalnya MSOffice seperti MSWord, Excell, Powerpoint, atau program lain seperti Coreldraw, potoshop dan lain-lain.


B.SARAN – SARAN

Seorang sekretaris harusnya membenahi diri mulai sekarang, senantiasa belajar , meng – up date pengetahuan dan ketrampilan agar dapat  mengimbangi perkembangan global sehingga dapat mencerminkan perusahaan tempat ia bekerja, membawa nama baik bagi perusahaan.






Tidak ada komentar:

Poskan Komentar